Personal Data Protection Notice

Privacy Policy

PDPA Notice (English)

This Personal Data Protection Notice (“PDPA Notice”) is issued by Win & Men Dy (“WDY” or “we” or “our” or “us”) in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) which governs the collection, use and processing of personal data in commercial transactions. For the purposes of this PDPA Notice, the terms ‘personal data’ and ‘processing’ shall carry the same meaning as prescribed in the PDPA.

This PDPA Notice serves to inform you that your personal data is being and/or will be collected, used and/or processed by WDY.

A. Types of Personal Data Collected & Processed

  1. The personal data that we may collect, use and/or process may include, but is not limited to, your name, nationality, NRIC/passport number, contact information, address, email address, date of birth, gender, residency status, designation, company name, financial details, bank account information, employment or business information and particulars in relation thereto, details of past or ongoing disputes, claims, prosecutions or proceedings and all other details or information provided by you in written or any other forms, for e.g emails and in correspondence with us, that are relevant to our engagement or required by law or regulatory authorities.

  1. We collect, use and/or process your personal data together with any additional information you may subsequently provide for the purpose of delivering our legal services to you or your employer and for all matters connected with or incidental to such services (“Purposes”).

B. How We Handle Your Personal Data

  1. Your personal data is and/or will be collected from you directly and/or from the information you provide to us through any forms including but not limited to documents, emails and other correspondence. We may also obtain relevant data from publicly available sources, regulators or third parties where necessary for the purposes described in this Notice.

  1. We collect, use and/or process your personal data in accordance with the seven principles of the PDPA and only to the extent necessary for our legitimate business and legal obligations.

C. Purposes for which Your Data is Collected

  1. Your personal data is collected for legitimate purposes including but not limited to the following:-

  1. verifying your identity;
  2. maintaining client records for financial, administrative and compliance purposes;
  3. communicating with you and responding to your enquiries;
  4. carrying out our retainer/ undertaking and providing legal advice or representation;
  5. fulfilling legal, regulatory, or professional obligations;
  6. enforcing or protecting our legal rights;
  7. keeping you informed of legal developments, services, or updates that may be relevant; and
  8. any other purpose incidental to or connected with the above.

D. Your Rights under the PDPA

  1. Subject to the provisions of the PDPA, you are entitled to access and correct your personal data held by us. If you believe that any personal data we hold about you is inaccurate, incomplete, misleading or outdated, you may request that it be corrected.  

  1. Any requests for access or correction should be made in writing to us. Please note that we may refuse such a request in reasonable. If we refuse to comply with such request, we will inform you of our refusal and reason for our refusal.

E. Our Commitment to Safeguarding your Privacy

  1. We recognise the importance and sensitivity of personal information disclosed, provided to and/or entrusted to us. Safeguarding your privacy is a fundamental duty, and we are committed to handling your personal data securely, confidentially, and in compliance with the PDPA.

F. Disclosure of Personal Data

  1. Your personal data will be kept confidential. However, disclosure may be necessary in certain circumstances, including:

  1. to courts, regulators, or government authorities as required by law or court order;
  2. to other lawyers, consultants, or experts engaged with your consent for your matter;
  3. to banks, financial institutions, auditors, insurers, IT or storage service providers for administrative purposes;
  4. to our professional advisers, including auditors, tax consultants, and insurers; and
  5. where disclosure is otherwise permitted or required under the PDPA or applicable laws.

  1. We emphasise that communications between lawyer and client remain privileged and confidential, and disclosures will always be made with due regard to our professional duties.

G. Consent

  1. By engaging our services or continuing to correspond with us, you acknowledge and agree to the collection, use, and processing of your personal data in accordance with this PDPA Notice and the PDPA. Should you decide to withdraw your consent, please inform us in writing. This can be done via email at office@winmendy.com.my and by way of courier. Kindly be aware that such withdrawal may affect or restrict our ability to deliver effective legal services to you.

  1. Where you provide us with personal data relating to third parties, you are responsible for obtaining their consent prior to disclosure. We may request your assistance in verifying and obtaining such consent, and you agree to use your best endeavours to do so.

H. Retention of Personal Data

  1. We will retain your personal data for as long as needed to fulfil the purposes for which it was obtained, or as required under applicable laws, regulations, or professional duties. This may include keeping records for internal administration, meeting regulatory compliance obligations, and serving as a reference for potential future engagements.

I. Updates to This Notice

  1. We may update this PDPA Notice periodically to reflect changes in law, regulation, or our operational practices. Any revised version will be published on our website or provided upon request. Your continued engagement of our services following such updates shall constitute your acceptance of the amended PDPA Notice.

J. Contact Us

  1. If you have any questions about this Notice, the PDPA, or the manner in which your personal data is handled, you may reach out to us.

  1. You are entitled to access and request corrections to your personal data as well as to contact us with any enquiries or complaints relating to your personal data. In this regard, you may get in touch with our General Manager at +6016 606 7977 and office@winmendy.com.my.

Note: In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this PDPA notice, the English version shall prevail over the Bahasa Malaysia version.

DASAR PRIVASI

Notis PDPA (Bahasa Malaysia)

Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis PDPA”) dikeluarkan oleh Win & Men Dy (WDY) selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”) yang mengawal selia pengumpulan, penggunaan dan pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial. Bagi tujuan Notis PDPA ini, istilah ‘data peribadi’ dan ‘pemprosesan’ hendaklah mempunyai maksud yang sama seperti yang ditakrifkan di bawah PDPA.

Notis PDPA ini bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bahawa data peribadi anda sedang dan/atau akan dikumpulkan, digunakan dan/atau diproses oleh WDY.

A. Jenis Data Peribadi yang Dikumpul & Diproses

  1. Data peribadi yang mungkin kami kumpul, gunakan dan/atau proses termasuk tetapi tidak terhad kepada nama anda, kewarganegaraan, nombor kad pengenalan/pasport, maklumat perhubungan, alamat, alamat emel, tarikh lahir, jantina, status pemastautin, jawatan, nama syarikat, butiran kewangan, maklumat akaun bank, maklumat pekerjaan atau perniagaan dan butiran yang berkaitan dengannya, butiran pertikaian, tuntutan, pendakwaan atau prosiding yang lalu atau sedang berjalan, serta apa-apa butiran atau maklumat lain yang diberikan oleh anda secara bertulis atau melalui sebarang bentuk lain, contohnya emel dan surat-menyurat, yang berkaitan dengan tugasan kami atau yang dikehendaki oleh undang-undang atau pihak berkuasa kawal selia.

  1. Kami mengumpul, menggunakan dan/atau memproses data peribadi anda bersama dengan apa-apa maklumat tambahan yang anda berikan selepas itu bagi tujuan penyampaian perkhidmatan guaman kami kepada anda atau majikan anda dan bagi semua perkara yang berkaitan atau bersampingan dengan perkhidmatan tersebut (“Tujuan”).

B. Cara Kami Mengendalikan Data Peribadi Anda

  1. Data peribadi anda adalah dan/atau akan dikumpulkan secara langsung daripada anda dan/atau daripada maklumat yang anda berikan melalui sebarang borang termasuk tetapi tidak terhad kepada dokumen, emel dan surat-menyurat lain. Kami juga boleh memperoleh data yang berkaitan daripada sumber yang tersedia secara umum, pihak berkuasa kawal selia atau pihak ketiga jika perlu bagi tujuan yang dihuraikan dalam Notis ini.

  1. Kami mengumpul, menggunakan dan/atau memproses data peribadi anda selaras dengan tujuh prinsip PDPA dan hanya setakat yang perlu bagi memenuhi kewajipan perniagaan serta kewajipan guaman kami yang sah.

C. Tujuan Data Anda Dikumpul

  1. Data peribadi anda dikumpul bagi tujuan yang sah termasuk tetapi tidak terhad kepada:-
  1. mengesahkan identiti anda
  2. menyelenggara rekod pelanggan untuk tujuan kewangan, pentadbiran dan pematuhan;
  3. berhubung dengan anda dan menjawab pertanyaan anda;
  4. melaksanakan retainer/aku janji dan memberikan nasihat atau representasi guaman;
  5. memenuhi kewajipan undang-undang, kawal selia, atau profesional;
  6. menguatkuasakan atau melindungi hak guaman kami;
  7. memaklumkan anda mengenai perkembangan undang-undang, perkhidmatan, atau kemas kini yang relevan; dan
  8. apa-apa tujuan lain yang bersampingan atau berkaitan dengan perkara di atas.

D. Hak Anda di bawah PDPA

  1. Tertakluk kepada peruntukan PDPA, anda berhak untuk mengakses dan membetulkan data peribadi anda yang dipegang oleh kami. Jika anda percaya bahawa mana-mana data peribadi yang kami pegang adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk, anda boleh meminta supaya ia diperbetulkan.

  1. Sebarang permintaan untuk akses atau pembetulan hendaklah dibuat secara bertulis kepada kami. Sila ambil perhatian bahawa kami boleh menolak permintaan tersebut dalam keadaan yang dibenarkan oleh PDPA. Jika kami menolak permintaan tersebut, kami akan memaklumkan anda secara bertulis tentang penolakan tersebut dan memberikan alasan penolakan tersebut.

E. Komitmen Kami dalam Melindungi Privasi Anda

  1. Kami mengakui kepentingan dan sensitiviti maklumat peribadi yang didedahkan, diberikan dan/atau diamanahkan kepada kami. Melindungi privasi anda adalah satu tanggungjawab asas, dan kami komited untuk mengendalikan data peribadi anda secara selamat, sulit, dan selaras dengan PDPA.

F. Pendedahan Data Peribadi

  1. Data peribadi anda akan dirahsiakan. Walau bagaimanapun, pendedahan mungkin perlu dalam keadaan tertentu, termasuk:

  1. kepada mahkamah, pihak berkuasa kawal selia, atau pihak berkuasa kerajaan sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang atau perintah mahkamah;
  2. kepada peguam lain, perunding, atau pakar yang dilantik dengan persetujuan anda bagi perkara anda;
  3. kepada bank, institusi kewangan, juruaudit, penanggung insurans, penyedia perkhidmatan IT atau penyimpanan bagi tujuan pentadbiran;
  4. kepada penasihat profesional kami, termasuk juruaudit, perunding cukai, dan penanggung insurans; dan
  5. jika pendedahan dibenarkan atau dikehendaki di bawah PDPA atau undang-undang yang terpakai.

  1. Kami menekankan bahawa komunikasi antara peguam dan anak guam kekal sebagai sulit dan dilindungi, dan sebarang pendedahan akan sentiasa dibuat dengan mengambil kira tanggungjawab profesional kami.

G. Persetujuan

  1. Dengan menggunakan perkhidmatan kami atau meneruskan komunikasi dengan kami, anda dianggap telah bersetuju dengan pengumpulan, penggunaan dan pemprosesan data peribadi anda selaras dengan Notis PDPA ini dan PDPA. Jika anda ingin menarik balik persetujuan anda, sila maklumkan kepada kami secara bertulis melalui emel di office@winmendy.com.my atau melalui kurier. Harap maklum bahawa penarikan balik persetujuan mungkin menjejaskan atau mengehadkan keupayaan kami untuk memberikan perkhidmatan guaman yang berkesan kepada anda.

  1. Sekiranya anda memberikan data peribadi pihak ketiga kepada kami, anda bertanggungjawab untuk mendapatkan persetujuan mereka sebelum pendedahan. Kami boleh meminta bantuan anda untuk mengesahkan dan mendapatkan persetujuan tersebut, dan anda bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda bagi tujuan tersebut.

H. Penyimpanan Data Peribadi

  1. Kami akan menyimpan data peribadi anda selama mana yang perlu bagi memenuhi tujuan ianya diperoleh, atau sebagaimana yang dikehendaki di bawah undang-undang, peraturan atau kewajipan profesional yang terpakai. Ini mungkin termasuk penyimpanan rekod bagi tujuan pentadbiran dalaman, pematuhan terhadap kewajipan kawal selia, dan sebagai rujukan untuk tugasan pada masa hadapan.

I. Kemas Kini Notis Ini

  1. Kami boleh mengemas kini Notis PDPA ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan dalam undang-undang, peraturan, atau amalan operasi kami. Sebarang versi terkini akan diterbitkan di laman web kami atau diberikan atas permintaan. Penggunaan berterusan perkhidmatan kami selepas kemas kini tersebut akan dianggap sebagai penerimaan anda terhadap Notis PDPA yang dipinda.

J. Hubungi Kami
  1. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Notis ini, PDPA, atau cara data peribadi anda dikendalikan, anda boleh menghubungi kami.

  1. Anda berhak untuk mengakses dan meminta pembetulan terhadap data peribadi anda serta menghubungi kami bagi sebarang pertanyaan atau aduan yang berkaitan dengan data peribadi anda. Untuk tujuan ini, anda boleh menghubungi Pengurus Besar kami di +6016 606 7977 atau office@winmendy.com.my.

Nota: Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis PDPA ini, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia.